Jaka forma operatu szacunkowego jest ważna?

2025-11-25 (aktualizacja: 2025-11-26)

Operat szacunkowy to podstawowy dokument w pracy rzeczoznawcy majątkowego. Określa on wartość nieruchomości na dzień prowadzenia wyceny i stanowi podstawę wielu decyzji finansowych oraz prawnych. Banki wymagają go przy udzielaniu kredytów hipotecznych, sądy przy podziale majątku, a urzędy - w sprawach podatkowych oraz spadkowych. Nie jest zaskoczeniem, że kwestia formy operatu – papierowej, elektronicznej bądź mieszanej – pojawia się w dyskusjach w sposób cykliczny.

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy klient zastanawia się, czy wystarczający będzie plik PDF, czy jednak konieczne będzie posiadanie oryginału dokumentu w wersji drukowanej i podpisanej. W niniejszym artykule wyjaśniamy jakie formy operatu są prawnie dopuszczalne, jakie znaczenie ma podpis rzeczoznawcy na dokumencie, a także w jakich sytuacjach obowiązkowe jest posiadanie wersji papierowej, a kiedy w zupełności wystarczy dokument w formie elektronicznej.

Rys. 1. Dopuszczalne formy operatu

Podstawy prawne i definicja operatu

Operat szacunkowy to opinia o wartości nieruchomości sporządzona w formie pisemnej przez rzeczoznawcę majątkowego. Zasady jego sporządzania wynikają z ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzeń wykonawczych. Dokument musi spełniać określone wymogi formalne – zawierać opis nieruchomości, przyjętą metodę wyceny, uzasadnienie wyniku oraz podpis rzeczoznawcy. Co istotne, przepisy jednoznacznie wskazują, że operat ma być sporządzony w formie pisemnej. Nie oznacza to jednak wyłącznie druku na papierze – przepisy dostosowano do realiów cyfryzacji i uznają również formy elektroniczne, o ile spełniają wymogi autentyczności i integralności.

Tab. 1. Zalety i wady form operatu 

Forma papierowa – nadal podstawowa

W tradycyjnym ujęciu operat szacunkowy sporządza się w postaci wydrukowanego dokumentu, który rzeczoznawca podpisuje własnoręcznie i opatruje pieczęcią. Taka wersja ma pełną moc dowodową i jest powszechnie akceptowana przez banki, sądy i urzędy.

Wśród zalet formy papierowej warto wymienić następujące:

• pełna zgodność z ustawą i standardami,
• akceptacja w każdej instytucji,
• łatwość archiwizacji w dokumentacji papierowej.

Za wady można uznać:

• konieczność fizycznego odbioru lub przesyłki kurierskiej,
• brak elastyczności w szybkim przesyłaniu dokumentu,
• ryzyko zniszczenia lub zgubienia.

Forma elektroniczna operatu szacunkowego – coraz częściej stosowana

Cyfryzacja usług publicznych i finansowych sprawiła, że operaty szacunkowe w formie elektronicznej zyskują na popularności. Rzeczoznawca może sporządzić dokument w formie pliku PDF i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tylko taki podpis – nie skan odręcznego podpisu, lecz certyfikowany podpis elektroniczny – nadaje dokumentowi moc prawną  wersji papierowej. Dzięki temu operat można przesyłać drogą mailową lub za pośrednictwem platform elektronicznych, a instytucje uznają go za w pełni ważny.

Do zalet formy elektronicznej należą:

• szybkość przesyłania i brak konieczności fizycznego odbioru,
• łatwość przechowywania i kopiowania,
• zgodność z procesami cyfrowymi (np. w bankach czy sądach elektronicznych).

Z kolei wady formy elektronicznej operatu to:

• wymóg posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• wciąż nie wszystkie instytucje są przygotowane na wyłączną formę elektroniczną,
• dla części klientów mniej „namacalna” niż papier.

Forma mieszana operatu – praktyczne rozwiązanie

W praktyce najczęściej stosuje się rozwiązanie mieszane: rzeczoznawca przygotowuje dokument elektroniczny (PDF) i udostępnia go klientowi, a następnie przesyła papierowy egzemplarz pocztą lub kurierem. Dzięki temu klient zyskuje szybki dostęp do treści, a jednocześnie dysponuje wersją papierową, którą w razie potrzeby może przedłożyć w banku czy urzędzie. To rozwiązanie jest szczególnie cenione przez klientów indywidualnych, którzy potrzebują operatu w krótkim terminie, np. do wniosku kredytowego, ale jednocześnie nie chcą rezygnować z tradycyjnej formy dokumentu.

Która forma operatu jest wymagana w jakich sytuacjach?

Forma papierowa jest obowiązkowa, gdy:

• operat ma być przedłożony w sądzie w postępowaniu spadkowym, rozwodowym czy podziałowym,
• urząd skarbowy wymaga fizycznego egzemplarza,
• dokument musi być załączony do akt notarialnych.

Forma elektroniczna jest wystarczająca, gdy:

• bank akceptuje operaty z podpisem elektronicznym (coraz częstsza praktyka),
• dokument ma być wykorzystany w postępowaniach elektronicznych,
• klient potrzebuje kopii do własnych celów informacyjnych.

Forma mieszana sprawdza się najlepiej, gdy:

• nie mamy pewności, jakiej formy będzie wymagała instytucja,
• chcemy mieć elastyczność i szybkość działania,
• zależy nam na archiwizacji w obu formach.

Dlaczego forma operatu ma znaczenie?

Operat szacunkowy to dokument o wadze urzędowej. Jeśli zostanie sporządzony w niewłaściwej formie, na przykład jako zwykły plik PDF bez kwalifikowanego podpisu albo skan wydruku, jako taki może zostać uznany za nieważny. Konsekwencje, z jakimi może się wiązać brak akceptacji operatu, to  to między innymi:

• odrzucenie wniosku kredytowego,
• konieczność ponownego sporządzenia operatu,
• opóźnienia w postępowaniach sądowych czy podatkowych,

dodatkowe koszty dla klienta.

Dlatego zawsze należy upewnić się, czy otrzymany dokument spełnia wymogi formalne i jest podpisany w odpowiedni sposób.

Najczęstsze błędy związane z formą operatu szacunkowego

Do najczęstszych błędów w tym zakresie zaliczyć można następujące:

1. Mylenie skanu z dokumentem elektronicznym – skan podpisanego operatu nie ma mocy prawnej równej dokumentowi z podpisem kwalifikowanym.
2. Brak pieczęci i podpisu rzeczoznawcy – w wersji papierowej są one obowiązkowe.
3. Niedopełnienie formalności przy przesyłce elektronicznej – niektóre instytucje wymagają dostarczenia operatu przez dedykowane systemy (np. platformy bankowe).
4. Przekonanie, że PDF wystarczy zawsze – wciąż są obszary, gdzie akceptowany jest wyłącznie dokument papierowy.

Formy operatu szacunkowego - podstawowe informacje

Forma operatu szacunkowego ma kluczowe znaczenie dla jego ważności. Dokument w wersji papierowej, podpisany odręcznie i opatrzony pieczęcią, jest najpewniejszą i powszechnie uznawaną formą. Równoważny status ma operat elektroniczny, o ile został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla klientów pozostaje jednak forma mieszana – łącząca wygodę cyfrową z pewnością tradycyjnej wersji papierowej.

Niezależnie od wybranej formy, najważniejsze jest, aby operat został sporządzony przez licencjonowanego rzeczoznawcę majątkowego i spełniał wszystkie wymogi formalne. W przypadku potrzeby uzyskania operatu szacunkowego w formie papierowej, elektronicznej bądź mieszanej, warto jest zwrócić się do firmy Operaty Nieruchomości, współpracujący z którą rzeczoznawcy sporządzają dokumenty zgodne z obowiązującymi przepisami, akceptowane przez banki, sądy oraz organy administracji publicznej, co zapewnia bezpieczeństwo oraz pełną moc prawną dokonanej wyceny.

---

Autor
Sabina Pietrus

Pracowała jako sekretarka w kilku kancelariach, gdzie przy okazji uczyła się od najlepszych, zna przepisy prawa mieszkaniowego, jest ekspertką w temacie spółdzielni mieszkaniowych. Doradza w kwestii wynajmu mieszkań, umów, etc. Prywatnie jest podróżniczką, każdą wolną chwilę wykorzystuje na podróże.